Viestintäsuunnitelma
Johdanto
Tämä viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä WR (wear-right) projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku ja vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.
Projektin osapuolet
Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:
- Projektiryhmän jäsenet (Ari-Pekka Kauppinen, Markus Nylund, Eero Ronkainen, Timo Soini, Aaro Kettunen)
- Projektin ohjaajat (Marko Rintamäki)
- Toimeksiantajan edustajat (Sini Tenhunen ja Marja-Leena Tenhunen)
- Ulkopuoliset henkilöt (esim. laitoksen johtaja, asiantuntijat jne.) Tässä suunnitelmassa luodaan pohja projektiryhmän ja kolmen muun projektin sidosryhmän väliselle viestinnälle.
Yleiset viestintäkanavat
WR projektilla on käytettävissään viestintää varten: puhelin, whatsapp, discord, gitlab sekä luonnollisesti erilaiset kirjallisen ja verbaalisen viestinnän muodot.
Kirjallisessa viestinnässä käytettävät mallit
WR Projektiin liittyvässä kirjallisessa viestinnässä käytetään Yrityksen viestintä –kirjassa (Kortetniemi, 1997) esitettyjä asiakirjamalleja / JAMKin raportointiohjetta / jotain muuta (mitä?). Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.
Sisäinen viestintä
Ryhmä kokoontuu säännöllisesti työskentelemään yhdessä torstaiaamuisin. Silloin pidetään palaveri, jossa tarkistetaan projektin status: mitä on tehty, mihin suuntaan ollaan menossa. Torstain tapaamisessa sovitaan samalla tarve toiselle tapaamiselle, joka on aikataulutettu alustavasti tiistaille. Alla olevilla viestintävälineillä ilmoitetaan mieleen tulevista ideoista, ilmoitetaan aikatauluista ja mahdollisista poissaoloista.
- [Discord sovellus], jossa ilmoitetaan henkilökohtaisesti koko ryhmälle jos ei pääse paikalle ja muitakin ilmoituksia.
- [Gitlab], johon kommentoidaan tehdyt työt eri issueiden kautta. Tieto välittyy ryhmän eri jäsenille.
- [puhelin], soitellaan tarvittaessa
Viestintä ohjaajien kanssa
Projektiryhmän ja ohjaajien välisen viestinnän tehtävä on mahdollistaa ohjaajille esteetön ja täydellinen projektin seuranta ja sitä kautta antaa heille riittävät resurssit tukea projektin etenemistä. Keskeisin viestintäkanava tulee olemaan [Gitlab] sekä [keskiviikkoiset] ohjaajapalaverit [Marko Rintamäki]:n kanssa. Projektisihteeri valmistelee ohjaajapalaverien esityslistat ja kirjoittaa niistä muistiot. Edellä mainittujen viestintäkanavien lisäksi tärkein viestintätapa on [Teams], muita tapoja käytetään mahdollisuuksien mukaan ja tarvittaessa. Kaikista keskeisistä projektiin liittyvistä tapahtumista tiedotetaan ohjaajille ainakin yhdellä edellä mainituista kanavista.
Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa
Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien (Sini Tenhunen ja Marja-Leena Tenhunen) välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa [erilaiset kokoukset ja tapaamiset]. Näistä säännöllisiä ovat johtoryhmän kokoukset, joihin esityslistan valmistelee projektipäällikkö. Edellisten lisäksi käytetään ensisijaisena viestintäkanavana [sähköpostia] ja toissijaisena [puhelinta]. Kaikista projektia koskevista dokumenteistä lähettää projektisihteeri sähköpostitse kopiot toimeksiantajan edustajille. Juoksevissa asioissa toimeksiantajan puolesta vastaa [Sini Tenhunen ja Marja-Leena Tenhunen] ja projektin hallinnosta [Ari-Pekka Kauppinen].
Pääasiassa ryhmänjohtaja on yhteydessä toimeksiantajan kanssa, välttääksemme päällekkäiset kysymysket ja toimeksiantajan tarpeettoman häirinnän. Mahdolliset kysymykset ja asialistat kasataan työtä tehdessä ja esitetään ensisijaisesti ennalta sovituissa palavereissa toimeksiantajan kanssa. Jos tarkentavia kysymyksiä täytyy esittää muuna aikana, ryhmänjohtaja ottaa yhteyttä toimeksiantajaan puhelimitse tai sähköpostilla.
Viestintä ulkopuolisten kanssa
Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektit, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä [LN keskustelutietokannan] avulla. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota WR projektin www sivustossa.
Viestinnän seuranta ja arviointi
Viestintää arvioidaan jatkuvasti. Kerran viikossa ryhmä tapaa sovitussa paikassa, samalla puhutaan siitä, onko yhteydenpidossa ollut ongelmia ja sovitaan uusista menetelmistä tarvittaessa.